Si la réunion est un merveilleux outil de la collaboration, son usage est souvent dévoyé :

• Pour se cacher derrière un collectif pour prendre une décision ;
• Par reflexe quand une question se pose sans s’interroger sur le réel intérêt de mobiliser des personnes ;
• Parce qu’y participer peut être une forme de reconnaissance interne ;
• Parce que cela donne l’impression de compenser l’éloignement dû au télétravail ;
• Etc…

Mais ce qui explique aussi, en grande partie, l’envahissement de réunions dans les agendas, c’est leur manque d’efficacité. Ressort-on toujours avec une décision, un plan d’action, une information acquise ou un point d’étape construit ? Pas vraiment, et ce d’autant qu’on y rentre souvent avec un thème mais sans objectif et moyens clairement associés.

Stoppons la réunionite et place à l’efficacité !  

Voici quelques pistes :

💡 Valider en amont la pertinence de la réunion avec un résultat attendu clairement défini, communiqué et partagé ;

💡 Ne mobiliser que des personnes concernées et apporteuses de valeur. La quantité ne fait pas la qualité ;

💡 Communiquer sur les principes clés (ponctualité, respect du temps définit pour chaque point, usage des téléphones/messagerie…) ;

 💡 Définir les bonnes pratiques de la réunion en distanciel ou semi-distanciel (usage de la caméra, du micro, du chat, mode de prise de parole…)

💡 Identifier un animateur leader qui fait respecter les règles, ouvre la parole à tous, maîtrise les disgressions, reformule si nécessaire…

💡 S’accompagner d’outils permettant de limiter les aspects chronophages et parfois rébarbatifs de l’aval de la réunion.

Si vous voulez gagner du temps sur la mise en place d’un plan d’action opérationnel anti-réunionite, parlons-en !